Politique de confidentialité

L’École secondaire de Bromptonville (« l’École ») accorde une grande importance à la protection de la vie privée et à la gestion responsable des renseignements personnels qu’elle détient. La présente Politique de confidentialité (« la Politique ») a été adoptée en conformité avec les dispositions de la Loi 25 (Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels), ainsi que les règlements applicables au Québec en matière de protection de la vie privée, notamment la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, chapitre A-2.1).

Cette Politique définit les pratiques de l’École en matière de collecte, d’utilisation, de communication, de transfert, de conservation et de destruction des renseignements personnels recueillis par des moyens technologiques, tels que son site web, ses plateformes en ligne, ses courriels et autres canaux de communication. L’École veille à ce que les renseignements personnels qu’elle collecte soient limités à ce qui est strictement nécessaire pour ses activités éducatives, administratives et légales, et à ce que leur traitement soit effectué dans le respect des lois applicables.

En utilisant les plateformes ou en fournissant des renseignements personnels à l’École, les individus acceptent que leurs données soient traitées conformément à la présente Politique. Cette Politique informe également les utilisateurs de leurs droits en matière de protection des renseignements personnels, tels que prévu par la législation en vigueur, et des mesures mises en place pour assurer leur confidentialité.

1. OBJECTIF DE LA POLITIQUE

La présente Politique a pour objet d’informer toute personne qui utilise le site web, les plateformes ou les canaux de communication de l’École en ce qui a trait aux règles applicables en matière de protection des renseignements personnels recueillis par des moyens technologiques.

2. DÉFINITION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Les renseignements personnels désignent toute information ayant été recueillie par le biais de moyens technologiques et permettant d’identifier une personne physique, directement ou indirectement. Il s’agit d’informations qui, lorsque prises seules ou combinées avec d’autres données, peuvent permettre de vous identifier. Les renseignements générés à l’aide de systèmes d’intelligence artificielle ou de renseignements inférés représentent également des renseignements personnels assujettis aux lois applicables.

3. PORTÉE DE LA POLITIQUE

Cette Politique s’applique à tous les renseignements personnels recueillis via des moyens technologiques par l’École dans le cadre de ses activités éducatives et administratives.

L’objectif est d’assurer une gestion transparente et sécuritaire des renseignements personnels, dans le respect des droits et des attentes des individus.

4. COLLECTE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Dans le cadre de sa mission éducative, l’École est amenée à collecter et à traiter différents types de renseignements personnels à des fins précises, notamment pour l’admission, la gestion des activités scolaires et parascolaires, ses requis administratifs, ses besoins en communication ou encore pour satisfaire des obligations légales.

La collecte de ces renseignements est effectuée dans le respect des principes de transparence et de proportionnalité, après avoir informé la personne concernée des fins de la collecte et obtenu son consentement préalable. L’École veille à limiter sa collecte de données uniquement aux renseignements strictement nécessaires à l’exercice de ses fonctions, à la mise en œuvre de ses programmes et activités, et à l’atteinte des objectifs fixés.

Ces renseignements peuvent inclure les informations fournies par des élèves actuels ou potentiels, leurs parents, ou d’autres utilisateurs des services de l’École. Des renseignements personnels sont également recueillis auprès des candidats désirant occuper un emploi au sein de l’École.

5. TYPES DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Les types de renseignements personnels collectés par le biais de moyens technologiques incluent, sans s’y limiter :

• Renseignements d’identité tels que les noms et prénoms;
• Coordonnées telles qu’une adresse, une adresse électronique et un numéro de téléphone;
• Dossier scolaire tel que les dossiers académiques, les résultats scolaires, les institutions scolaires fréquentées et le code permanent;
• Facturation et renseignements financiers tels qu’une adresse de facturation, les informations bancaires et les données de paiement;
• Recrutement tel qu’un curriculum vitae, les renseignements scolaires, les antécédents professionnels et les affiliations professionnelles;
• Vérifications d’identité telles que les copies d’un permis de conduire, du passeport et d’une facture de services publics;
• Utilisation des sites web et plateformes telle que les informations collectées par fichiers témoins (« cookies »), l’adresse IP et l’historique de navigation;
• Tout autre renseignement fourni par la personne concernée.

6. UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Les renseignements recueillis peuvent être utilisés pour :

• Fournir des services éducatifs et administratifs;
• Améliorer la sécurité et le fonctionnement des plateformes de l’École;
• Répondre aux exigences légales ou réglementaires applicables;
• Tout autres activités jugées nécessaires et légitimes par l’École dans le cadre de ses opérations journalières et courantes.

7. PARTAGE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

De façon générale, l’accès aux renseignements personnels est limité aux employés de l’École qui en ont besoin dans le cadre de leurs fonctions. Ces personnes s’engagent à respecter la confidentialité et à protéger les données auxquelles elles accèdent.

Il est toutefois possible que l’École doive partager certains renseignements personnels recueillis aux tierces parties suivantes :

• Fournisseurs de services de l’École;
• Consultants externes;
• Partenaires de marketing numérique incluant les moteurs de recherche et les médias sociaux;
• À des tiers, tel que requis par la loi.

L’École peut également utiliser et communiquer des renseignements personnels lorsqu’une telle utilisation ou divulgation est nécessaire, autorisée ou jugée appropriée, soit dans les éventualités suivantes :

• Pour se conformer à la législation en vigueur, au Canada et hors du Canada;
• Pour se conformer aux demandes en lien avec des procédures judiciaires, au Canada et hors du Canada;
• Pour circonscrire des dommages envers l’organisation et permettre le déploiement des recours possibles.

Avant tout partage d’information avec des fournisseurs, des consultants externes ou des partenaires, ceux-ci sont informés des exigences de l’École en matière de protection des données. Ils doivent s’engager par écrit à respecter cette Politique et à se conformer aux lois en vigueur. Les renseignements partagés sont limités au strict nécessaire pour accomplir les fonctions demandées.

L’École applique des ententes contractuelles pour garantir que toutes les parties respectent les normes établies en matière de protection des renseignements personnels et qu’elles préservent la sécurité et la confidentialité des données partagées.

8. PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

L’École applique des mesures de sécurité rigoureuses pour protéger les renseignements personnels. Cela inclut des protections physiques, technologiques et administratives adaptées au type et à la sensibilité des renseignements recueillis. Nous exigeons également des parties tierces traitant des données personnelles pour notre compte qu'elles respectent ces mêmes normes rigoureuses.

Pour garantir la protection des renseignements personnels, l’École met en œuvre des mesures de sécurité adaptées au contexte de ses activités et à la nature des renseignements concernés, réparties comme suit :

• Mesures administratives et organisationnelles : Élaboration et mise à jour de la Politique de gouvernance des renseignements personnels, définition claire des attentes pour le personnel, et reddition de comptes périodique à la haute direction.
• Mesures tactiques : Mise en place d’un plan d’action annuel, formation et sensibilisation des employés aux bonnes pratiques de sécurité (mots de passe, gestion des risques liés aux maliciels ou à l’ingénierie sociale, etc.), et surveillance active de l’efficacité des mesures de sécurité.
• Mesures opérationnelles : Accès aux renseignements personnels strictement réservé aux membres du personnel autorisés, création de modèles standards (formulaires, engagements de confidentialité, ententes de non-divulgation) et adoption de protocoles d’identification robustes.
• Mesures physiques : Contrôle des accès aux locaux sensibles (bureaux, salles de serveurs, etc.) et restriction des accès aux documents papier contenant des renseignements personnels.
• Mesures techniques : Utilisation d’identifiants et de mots de passe robustes, chiffrement des communications et des données, déploiement de coupe-feu et de systèmes de gestion documentaire, journalisation des accès et destruction sécuritaire des renseignements lorsqu’ils cessent d’être nécessaires.

Ces mesures sont régulièrement révisées et ajustées pour s’assurer de leur efficacité et de leur adéquation avec les exigences légales et organisationnelles.

9. DURÉE ET CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Les renseignements personnels sont conservés pour la durée nécessaire à l’usage pour lequel ils ont été recueillis.

Lorsque des renseignements personnels cessent d’être requis ou jugés nécessaires, l’École procède à la destruction des renseignements personnels et des documents respectifs, en préservant leur confidentialité et ce, en toute sécurité.

10. ACCÈS, MODIFICATION ET SUPPRESSION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Toute personne a le droit de demander l’accès, la modification ou la suppression des renseignements personnels la concernant. Une demande écrite doit être envoyée au Responsable de la protection des renseignements personnels de l’École aux coordonnées indiquées ci-dessous :

François Tessier,
Responsable de la protection des renseignements personnels
125, rue du Frère-Théode
Sherbrooke (Québec) J1C 0S3
Courriel : rprp@esb1954.com

En vertu des lois applicables, vous bénéficiez également des droits suivants concernant vos renseignements personnels :

• Accéder à vos renseignements personnels et, sur demande, les recevoir dans un format technologique;
• Rectifier tout renseignement personnel inexact ou incomplet;
• Accéder aux renseignements personnels d'un proche décédé ou disparu, sous réserve des conditions prévues par la loi;
• Être informé d'une décision automatisée vous concernant et demander sa révision;
• Demander que certains renseignements personnels cessent d’être diffusés ou soient désindexés;
• Vous opposer à l'utilisation de vos renseignements personnels à des fins de prospection commerciale ou philanthropique.

L’École répond aux demandes d’accès, de modification et de suppression des renseignements personnels dans un délai maximal de vingt (20) jours ouvrables. Ce délai peut être prolongé de dix (10) jours supplémentaires, au besoin, sous réserve que vous en soyez informé par écrit. À l’expiration de ce délai, l’absence de réponse de l’École équivaut à un refus.

11. DROIT À LA PORTABILITÉ DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Vous avez le droit de demander que vos renseignements personnels informatisés vous soient communiqués dans un format technologique structuré et couramment utilisé, pourvu que ces renseignements aient été initialement recueillis auprès de vous. Ce format permet à des applications logicielles d’usage courant de reconnaître et d’extraire facilement les informations qu’il contient, conformément aux dispositions de la Loi sur l’accès et de la Loi sur le privé.

À votre demande, l’École peut également transmettre vos renseignements personnels, dans ce même format, à une autre personne ou organisation autorisée à recueillir ces renseignements. Ce droit, également connu sous le nom de droit à la portabilité, vise à :

• Vous offrir un meilleur contrôle sur vos renseignements personnels;
• Faciliter vos démarches pour obtenir des services auprès d’un autre organisme ou d’une autre entreprise.

De plus, l’École s’engage à fournir l’accès aux renseignements personnels dans un format alternatif aux individus ayant un handicap sensoriel. Cette transmission sera effectuée si :

a) Une version des renseignements existe déjà dans ce format; ou
b) Leur conversion vers ce format est jugée raisonnable et nécessaire pour permettre à l’individu d’exercer pleinement ses droits.

12. UTILISATION DES FICHIERS TÉMOINS (« COOKIES »)

Le site web de l’École utilise des cookies pour améliorer l’expérience utilisateur. Les visiteurs en ligne peuvent ajuster leurs préférences de navigation pour contrôler l’utilisation de ces cookies.

Pour de plus amples informations, vous pouvez consulter notre Politique de cookies à la page web suivante : Politique de cookies.

13. CONSENTEMENT DES MINEURS

Le site web de l’École n’est pas destiné à un usage par des enfants n’ayant pas atteint l’âge du consentement tel que défini dans leur pays et/ou province de résidence. L’École demande que toute personne n’ayant pas atteint l’âge du consentement évite de transmettre des données personnelles.

En ce qui concerne le consentement des mineurs, les règles suivantes s’appliquent si :

• Le mineur a moins de 14 ans, le consentement à l’utilisation ou à la communication de ses renseignements personnels doit être donné par le parent ou le titulaire de l’autorité parentale.
• Le mineur a 14 ans ou plus, le consentement peut être donné par le mineur lui-même ou par le parent ou le titulaire de l’autorité parentale.
• La collecte des renseignements personnels est manifestement au bénéfice du mineur, l’École peut procéder à cette collecte sans consentement parental, conformément aux lois applicables.

L’École s’engage à respecter les lois et règlements relatifs à la protection des renseignements personnels des mineurs, en s’assurant que tout consentement recueilli soit clair, éclairé et conforme à la législation en vigueur.

14. POLITIQUE DE GOUVERNANCE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

En complément à la présente Politique de confidentialité, l’École a adopté une Politique de gouvernance des renseignements personnels, qui fournit un cadre détaillé pour la gestion, la protection de la confidentialité et la gouvernance des données. Cette Politique de gouvernance vise à assurer la conformité avec les lois applicables, à définir les rôles et responsabilités des parties concernées, et à encadrer les pratiques relatives à la sécurité des renseignements personnels.

Pour en savoir davantage, vous pouvez consulter la Politique de gouvernance des renseignements personnels.

15. RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

L’École a nommé M. François Tessier au poste de Responsable de la protection des renseignements personnels. Pour toutes demandes, toutes questions ou pour obtenir de plus amples informations sur les pratiques en matière de confidentialité et de protection des renseignements personnels, veuillez communiquer avec le Responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées indiquées ci-dessous :

François Tessier,
Responsable de la protection des renseignements personnels
125, rue du Frère-Théode
Sherbrooke (Québec)
J1C 0S3
Courriel : rprp@esb1954.com Téléphone : 819-846-2738